GLOSARIO DE TÉRMINOS

• Administración y Archivística: La Administración no es una práctica reciente. Se tiene conocimiento de que desde la antigüedad muchas sociedades recurrieron a esta disciplina para organizarse. Ejemplo de ello son algunas referencias bíblicas en las cuales están presentes elementos administrativos tales como la delegación de autoridad y la toma de decisiones. Otras evidencias de la aplicación de la Administración son los Papiros Egipcios, el Código de Hammurabi, las Parábolas de Confucio y el Derecho Romano. El desarrollo de la Administración se ha visto influenciado por diferentes corrientes de pensamiento y eventos históricos. Filósofos como Socrátes y Platón, la organización eclesiástica de la Iglesia Católica, la organización militar y algunos economistas liberales como Adam Smith y David Ricardo, han hecho sus aportes a la teoría administrativa.
• Archivista: persona con titulación superior o media dedicada a la organización y mantenimiento de un archivo. Profesionalmente, un archivero puede depender de una administración pública o de una empresa, fundación o universidad privada. Su tarea principal consiste en elaborar y aplicar el cuadro de clasificación de la documentación del organismo, institución o entidad para que se aplique tanto en los archivos de gestión u oficina como en el archivo definitivo, y controlar su seguimiento y actualización. Lleva a cabo, además, los instrumentos de descripción necesarios para facilitar la búsqueda y recuperación de documentación por parte de los usuarios que tienen acceso al archivo.
• Archivística: Para Mundet la definición correcta es la dada por el Consejo Internacional de Archivos (C.I.A.) que se encuentra en el diccionario de terminología Archivística: “el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los archivos”. Aquí engloba dentro de los archivos a los documentos, los pone al mismo nivel de importancia. En cambio la definición que da Heredia es contraria a la de Cruz Mundet, ya que para ésta la Archivística es la ciencia de los archivos, no de los documentos, aunque en última instancia estos sean el producto integrante de aquellos. Por lo tanto considera que la función primordial de la archivística serán los archivos, poniendo en un segundo plano a los documentos. Así, su definición definitiva de Archivística es: “la ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su conservación y organización y los medios para su utilización”.
• Archivo: procede del latín archivum, aunque su origen más remoto se encuentra en la lengua griega y puede traducirse como “residencia de los magistrados”. El término se utiliza para nombrar al conjunto ordenado de documentos que una sociedad, una institución o una persona elabora en el marco de sus actividades y funciones. Para Heredia un archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia”.
• Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.
• Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.
• Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora.
• Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
• Catálogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales. 
• Índice: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su localización.
• Tipos de archivo: 

1. Archivo de gestión: bajo el control de la administración, también es conocido como archivo de oficina, debe permanecer en esta fase durante cinco años. 
2. Archivo administrativo: es una organización administrativa de gran volumen y complejidad, tan pronto como las oficinas dejan de utilizarlo llegan a este archivo. 
3. Archivo intermedio: la documentación ha perdido prácticamente toda la utilidad que había tenido, durante otros quince años se valora, selecciona y se expurga. 
4. Archivo histórico: la documentación se conserva indefinidamente, debe poder ser transmitido a las futuras generaciones.

• Sistema Administrativo: Con respecto a este tema, Guillermo Gómez (1997) define sistema como “una serie de elementos que forman una actividad, un procedimiento o un plan de procedimientos que buscan una meta o metas comunes, mediante la manipulación de datos, energía o materia”. Entonces la función de un sistema administrativo es desarrollar muchas y diferentes tareas o actividades para que se puedan utilizar de forma sencilla y eficaz.